Ein Auto Attendant ist ein automatisiertes IVR-Menü, das Anrufe entgegennimmt, personalisierte Ansagen abspielt und Anrufer ohne menschliches Eingreifen an die richtige Person, Warteschlange oder Abteilung weiterleitet.
Im Vergleich zu einer Empfangskraft garantiert er keine Wartezeiten und schnellere Weiterleitung, reduziert verpasste Anrufe und verringert den manuellen Aufwand, sodass Empfangsmitarbeiter nur noch Gespräche annehmen statt weiterleiten müssen.

Im Webportal erstellen Sie einen IVR-Dienst, definieren seine Pilotnummer, laden Sprachansagen hoch und fügen Menüoptionen hinzu (z. B. „Drücken Sie 1 für Verkauf“). Jede Option kann zu internen Durchwahlen, Warteschlangen, externen Nummern oder einem weiteren IVR weiterleiten. Außerdem können Sie zeitbasierte Verhaltensweisen konfigurieren, um Menüs außerhalb der Geschäftszeiten oder an Feiertagen zu ändern. Weitere Informationen finden Sie in der Knowledge Base unter Auto Attendant Product Configuration

Ja. Auto Attendant unterstützt Time Tables, mit denen Sie Geschäftszeiten, Pausen, Wochenenden und Feiertage definieren können. Für jeden Zeitraum kann ein anderer IVR-Ablauf genutzt werden (z. B. Tagesmenü, Ansage außerhalb der Öffnungszeiten, Feiertagsansage), sodass Anrufer immer beim passenden Service landen.

Auto Attendant funktioniert mit führenden Enterprise-Telefonieplattformen (Cisco UCM, Webex Calling, Microsoft Teams via SIP-Routing und SIP-basierten PBX-Systemen). Solange die PBX Anrufe per SIP-Trunk an Imagicle senden kann, kann das IVR Anrufe annehmen und gemäß dem konfigurierten Ablauf weiterleiten.

Ja. Sie können eigene WAV/MP3-Ansagen hochladen, einschließlich professionell eingesprochener Begrüßungen. Auto Attendant unterstützt mehrere integrierte Sprachen und erlaubt sprachabhängiges Routing (z. B. „Drücken Sie 9 für Spanisch“) und ist damit ideal für mehrsprachigen Kundenservice.

Auto Attendant kann jede Menüoption direkt an einen Advanced Queueing-Dienst oder an Operatorgruppen der Attendant Console weiterleiten. Dadurch lassen sich Abläufe wie IVR → Queue → Operator erstellen, mit voller Kontrolle über Wartezeiten und Anrufverteilung. Außerdem können bestimmte Optionen oder Überläufe an den Imagicle AI Virtual Receptionist bzw. an Virtual Agents gesendet werden, um rund um die Uhr dialogbasierten Self-Service anzubieten und nur bei Bedarf zu menschlichen Agenten zu eskalieren.

Im Webportal können Sie die Anzahl eingehender Anrufe, Menüauswahlen, abgebrochene Anrufe, Ereignisse mit belegten Kanälen, Stoßzeiten und Anrufergebnisse einsehen. Berichte können exportiert oder per E-Mail geplant werden, um die Leistung im Zeitverlauf zu verfolgen und Optimierungen des Menüs abzuleiten.

Ja. Jede Menüoption kann an Warteschlangen, Operatoren oder externe Nummern weiterleiten. Sie können auch Zeitüberschreitungen (z. B. wenn der Anrufer keine Taste drückt) sowie Fallback-Regeln konfigurieren, um Anrufer an eine Warteschlange, Voicemail oder einen anderen IVR-Zweig zu senden.

Halten Sie Menüs kurz (3–5 Optionen), beginnen Sie mit den meistgenutzten Services, bieten Sie mehrsprachige Pfade nur bei Bedarf an, verwenden Sie klare, freundliche Ansagen und fügen Sie immer eine Ausweichoption hinzu (z. B. „Drücken Sie 0, um mit einem Mitarbeiter zu sprechen“). Testen Sie regelmäßig und analysieren Sie Menüauswahlen, um den Ablauf weiter zu optimieren.

Nutzen Sie die Time Tables, um verschiedenen Zeiträumen unterschiedliche IVR-Skripte zuzuordnen (Geschäftszeiten, Nacht, Feiertage). Beispielsweise kann das System an Feiertagen die normalen Menüs überspringen und eine spezielle Ansage abspielen, bevor Anrufer an Warteschlangen oder Voicemail weitergeleitet werden.

Jede Menüoption kann weiterleiten an:

• interne Durchwahlen
• Operatorgruppen
• Advanced Queueing-Dienste
• externe Nummern (Mobil, PSTN)
• Voicemail
• einen anderen IVR

Dadurch können beliebig viele mehrstufige IVR-Abläufe erstellt werden.

Bei manchen PBX-Systemen hört man ein Rufzeichen, bevor das IVR die Ansage abspielt. Dies lässt sich deaktivieren, indem Sie die SIP-Trunk-Einstellungen der PBX so anpassen, dass Early Media sofort an die UCX Suite übermittelt wird. Danach hören Anrufer direkt die Auto-Attendant-Begrüßung ohne vorheriges Rufzeichen.

Ja, IVR-Abläufe können Anrufe an Advanced Queueing übergeben und dabei dessen Routinglogik, Verteilungsalgorithmen, Überlaufregeln und Strategien zur Wartezeitsteuerung nutzen. Dies gewährleistet einen nahtlosen Übergang vom Self-Service zum menschlichen Agenten.