Un Auto Attendant è un menu IVR automatizzato che risponde alle chiamate, riproduce messaggi personalizzati e instrada i chiamanti verso la persona, la coda o il servizio corretto senza intervento umano.
Rispetto a un operatore umano, garantisce zero tempi di attesa, un routing più rapido, riduce le chiamate perse e il carico di lavoro manuale, lasciando agli operatori solo la gestione delle chiamate e non dei trasferimenti.

Dal portale web puoi creare un servizio IVR, definire il numero pilota, caricare le registrazioni vocali e aggiungere le opzioni del menu (es. “Premi 1 per le vendite”). Ogni opzione può instradare verso interni, code, numeri esterni o un altro IVR. Puoi anche configurare comportamenti basati sugli orari per modificare i menu fuori orario o nei giorni festivi. Maggiori informazioni sono disponibili nella knowledge base sotto Auto Attendant Product Configuration.

Sì. Auto Attendant supporta le Time Tables, che consentono di definire orari lavorativi, pause, weekend e festività. Ogni fascia oraria può utilizzare un diverso flusso IVR (es. menu diurno, messaggio fuori orario, messaggio festivo), garantendo che i chiamanti raggiungano sempre il servizio corretto.

Auto Attendant funziona con le principali piattaforme di telefonia aziendale (Cisco UCM, Webex Calling, Microsoft Teams tramite SIP routing e PBX basati su SIP). Finché il PBX può instradare chiamate verso Imagicle tramite trunk SIP, l’IVR può rispondere e instradare le chiamate secondo i flussi configurati.

Sì. Puoi caricare prompt WAV/MP3 personalizzati, inclusi messaggi registrati da voce umana. Auto Attendant include anche diverse lingue integrate e permette un percorso dedicato per lingua (es. “Premi 9 per spagnolo”), semplificando il supporto multilingue.

Auto Attendant può instradare ogni opzione del menu direttamente verso un servizio di Advanced Queueing o verso gruppi di operatori dell’Attendant Console, permettendo di costruire flussi come IVR → Coda → Operatore con pieno controllo dei tempi di attesa e della distribuzione delle chiamate. Inoltre, opzioni specifiche o overflow possono essere instradati verso l’AI Virtual Receptionist o verso i Virtual Agents per offrire un self-service conversazionale 24/7, con escalation verso code o operatori solo quando è realmente necessario.

Nel portale web puoi visualizzare numero di chiamate in ingresso, selezioni del menu, chiamate abbandonate, eventi di canali occupati, ore di picco e risultati delle chiamate. I report possono essere esportati o pianificati via email per monitorare le performance nel tempo e identificare miglioramenti possibili nel menu.

Sì. Ogni opzione del menu può instradare verso code, operatori o numeri esterni. Puoi anche configurare timeout (es. se il chiamante non preme alcun tasto) e regole di fallback per inviare i chiamanti verso una coda, una casella vocale o un altro ramo IVR.

Mantieni i menu brevi (3–5 opzioni), inizia dai servizi più richiesti, abilita percorsi multilingue solo se necessario, usa messaggi chiari e cordiali e includi sempre un’opzione per parlare con un operatore (es. “Premi 0 per parlare con un agente”). Testa regolarmente e analizza le selezioni del menu per ottimizzare il flusso.

Usa le Time Tables per associare diversi script IVR alle fasce orarie (orario lavorativo, notturno, festivo). Ad esempio, durante i giorni festivi il sistema può saltare il menu principale e riprodurre un messaggio dedicato prima di instradare i chiamanti verso code o casella vocale.

Ogni opzione può instradare verso:

• interni aziendali
• gruppi operatori
• servizi di Advanced Queueing
• numeri esterni (mobile, PSTN)
• casella vocale
• un altro IVR

Ciò consente di creare flussi IVR multilivello senza limiti.

In alcuni PBX può verificarsi la riproduzione di un tono di libero prima che l’IVR avvii il messaggio. È possibile disattivarlo regolando le impostazioni del trunk SIP del PBX affinché l’early media venga inviato immediatamente alla UCX Suite. Una volta configurato, i chiamanti ascolteranno direttamente il messaggio di benvenuto dell’Auto Attendant senza il tono iniziale.

Sì, i flussi IVR possono trasferire le chiamate a Advanced Queueing, ereditando la logica di routing, gli algoritmi di distribuzione, le regole di overflow e le strategie di gestione dei tempi di attesa. Questo garantisce un passaggio fluido dal self-service all’agente umano.