What is an AI receptionist?

An AI receptionist is a virtual assistant that answers, manages, and routes incoming calls using conversational AI for customer service. It works as a digital front desk, handling FAQs, appointment booking, and call transfers. Unlike traditional IVRs, it understands natural language and responds in real time.

How does an AI virtual receptionist improve customer care?

An AI virtual receptionist enhances customer care by providing immediate, consistent responses to callers any time or day of the year, eliminating hold times, ensuring no calls are missed, and taking some load off receptionists’ backs. The system detects caller intent and routes conversations intelligently. It supports multilingual interactions for global customers. This results in higher satisfaction and better lead handling.

Can an AI receptionist book appointments automatically?

Yes, virtual receptionist appointment scheduling is one of its core features. It integrates with calendar systems like Google Calendar or Office365. Callers can check availability and confirm appointments in real time. It also handles cancellations and rescheduling. All without human intervention.

What is the difference between an AI voice receptionist and a traditional IVR?

An AI voice receptionist uses generative AI voices and natural language understanding. Traditional IVRs rely on rigid “press 1, press 2” menus. Conversational AI for customer service enables fluid, human-like interactions. Callers can speak naturally instead of navigating complex menus. The experience feels more personal and modern.

Is an AI front desk available 24/7?

Yes, an AI front desk can operate 24/7/365 without downtime. It ensures all calls are answered, even during peak hours or holidays. You can schedule activation hours or leave it always on, guaranteeing consistent service quality at all times. Perfect for businesses needing round-the-clock availability.

Can the AI receptionist transfer calls to human agents?

Absolutely. The AI receptionist performs smart call routing based on caller intent. If needed, it escalates calls to the appropriate human agent. If no one is available, it can send notifications or capture messages. This creates a seamless hybrid human-AI workflow.

How customizable is an AI virtual receptionist?

It’s fully customizable: what it says and how it says it is completely up to you. You can configure it via structured scripts by uploading CSV files or editing inline, and starting from Spring Release 2026 you’ll be able to configure it using natural language prompts. This allows either autonomous conversational AI behavior or controlled flows. You can define greetings, tone of voice, and FAQ responses aligned with your company guidelines.

Does an AI receptionist support multiple languages?

Yes, multilingual capability is built-in. Customers can interact in their preferred language, including English, Italian, Spanish, German, French and Gulf Arabic. Different branches can have localized greetings and contact lists, making it ideal for international customer care operations.

Can an AI receptionist handle multiple calls at once?

Yes, it can manage multiple simultaneous conversations without delays and without getting overloaded. This reduces wait times, increases lead capture, and is especially useful during peak hours.

Is it difficult to implement an AI receptionist?

No, setup takes just minutes and requires no IT expertise. You configure language, greetings, and contact lists, creating different receptionists for your customer service needs. FAQ content and workflows can be uploaded via CSV, and soon set up with natural language prompts, while dashboard analytics help you monitor performance.

Cerca

CERCHI UNA FUNZIONALITÀ SPECIFICA?

INTEGRAZIONI

PER SETTORE

PER BISOGNO

Imagicle AI-powered CX and Contact Center Series

Scopri come le soluzioni Imagicle possono trasformare il tuo contact center e migliorare la customer experience a ogni livello.

COMINCIA DA QUI

Overview

Microsoft Teams

WEBEX CALLING

CISCO

Communications Analytics nel 2026: perché i report da soli non bastano più

Scopri perché la reportistica tradizionale sulle chiamate non sta più al passo con le decisioni di business, e come Imagicle Advanced Analytics trasforma i dati di comunicazione in insight in tempo reale.

COMINCIA DA QUI

STRUMENTI

ASSISTENZA

SERVIZI

AGGIORNAMENTI

5 domande sulle tue comunicazioni a cui dovresti poter rispondere subito.

Scopri come garantire la conformità del tuo contact center grazie alla registrazione delle chiamate, alla speech analytics e agli strumenti di intelligenza artificiale. Riduci i rischi e migliora l’esperienza dei clienti.

COMINCIA DA QUI

IMAGICLE

Unisciti a noi

Contact Center Compliance: The 2026 Guide

Learn how to ensure contact center compliance with call recording, speech analytics, and AI tools. Reduce risk and improve customer experience.

COMINCIA DA QUI

AI Virtual Receptionist

AI Virtual Receptionist Automatizza il tuo customer service con l'IA.

24/7

Copertura
continua

100%

Delle
chiamate gestite

5/5

Soddisfazione
clienti

+50%

Appuntamenti
fissati

Tempi
d’attesa

0

Tempi d’attesa

ll nuovo punto di riferimento dei tuoi clienti.
AI Virtual Receptionist offre conversazioni naturali e realistiche: ascoltane qualcuna.

Prenotazione appuntamenti

Trasferimento di chiamata

Disdetta appuntamenti

Stato degli ordini

Risposte alle FAQ

Blocco carte di credito

Prenotazione appuntamenti

Trasferimento di chiamata

Disdetta appuntamenti

Stato delle pratiche

Risposte alle FAQ

Blocco carte di credito

La tua AI Virtual Receptionist, in servizio 24/7.

Per una reception sempre attiva e affidabile.

AI Receptionist omnicanale. Human-like & no-code.

I tuoi clienti ricevono risposte coerenti, umane, in linea con il tuo brand su canali sia via telefono che via chat. Grazie alle voci AI generative, ogni conversazione è fluida e realistica.

Trasferimento e notifiche.

Trasferisce le chiamate alla persona giusta, le riprende se non ricevono risposta e invia notifiche via email in caso di chiamate perse.

Risposte rapide alle FAQ.

Basta attese! L’AI receptionist gestisce più richieste contemporaneamente, dalle domande frequenti alla pianificazione degli appuntamenti, garantendo tempi di risposta immediati.

Prenotazione appuntamenti.

AI Virtual Receptionist comprende il linguaggio naturale, verifica le disponibilità in tempo reale e prenota, riprogramma o annulla appuntamenti mantenendo il calendario sempre aggiornato.

Parla la lingua dei tuoi clienti.

Offri ai clienti la possibilità di esprimersi nella loro lingua. Disponibile in italiano, inglese, francese, spagnolo, tedesco e arabo del Golfo.

Dietro l’esperienza: un’interfaccia intuitiva.

SCARICA LA BROCHURE

Scriptata o autonoma? La scelta è tua.

Hai totale flessibilità sulla configurazione di AI receptionist: puoi usare semplici prompt verbali per creare flussi in modo più intuitivo e conversazionale, oppure caricare file CSV strutturati e fare modifiche in linea per una personalizzazione più dettagliata e pratica.

SCARICA LA BROCHURE

Basta chiamate perse: fornisci copertura 24/7.

Tocca con mano tutti i vantaggi di AI Virtual Receptionist.

Facile da usare, ancora più facile da configurare.

Non hai bisogno dell’IT: AI receptionist è online in pochi minuti.

Ti basta un semplice prompt.

Dì a AI Receptionist cosa vuoi che faccia tramite un prompt in linguaggio naturale e sarà subito operativo. Se preferisci una versione con script, ti bastano tre clic.

Scegli il nome.

Personalizza nome e voce del/la receptionist in un clic.

Seleziona la lingua.

Inglese, italiano, francese, spagnolo, tedesco, arabo del Golfo.

Configura FAQ e contatti.

Importa file CSV o configura direttamente in piattaforma.

Specifiche tecniche di AI Virtual Receptionist.

Multilingua.

L’AI Virtual Receptionist offre punti di accesso dedicati per diverse lingue, con messaggi di benvenuto personalizzati e rubriche di contatti specifiche per ogni sede. Ideale come receptionist AI per le piccole imprese con team globali, migliora l’AI per il customer care offrendo ai chiamanti un’esperienza localizzata, fluida e coerente in tutto il mondo.

Copertura 24/7/365.

Mantieni il tuo front desk sempre attivo oppure programma fasce orarie specifiche. In ogni caso, l’AI receptionist assicura una copertura continua e risposte immediate con tono naturale e professionale, così che tu possa automatizzare il customer service seguendo gli step più adatti a te.

Prenotazione appuntamenti.

AI Virtual Receptionist si integra con Cal.com (previa sottoscrizione) per sincronizzare le disponibilità con Office365, Google Calendar e altre piattaforme e gestire prenotazioni, modifiche e cancellazioni, mantenendo i calendari sempre aggiornati senza interventi manuali.

Dashboard e Analytics.

La dashboard di AI Virtual Receptionist offre una visione completa delle performance: numero totale di chiamate, trasferimenti, richieste FAQ, fallback e molto altro. Uno strumento pensato per un customer care data-driven, che ti consente di ottimizzare l’esperienza clienti continuamente.

Riconoscimento degli intenti.

L’AI voice receptionist utilizza modelli di generative voice per offrire un’esperienza di conversational IVR evoluta. Capisce l’intento di chi chiama (appuntamenti, supporto, vendite, informazioni..) e adatta le risposte di conseguenza, senza menù rigidi.

Tempi di risposta rapidi.

Il conversational IVR fornisce risposte quasi istantanee con una latenza minima, mantenendo le conversazioni scorrevoli, naturali e senza frustrazioni per chi chiama. I tempi di risposta rapidi garantiscono un’esperienza professionale, naturale ed efficiente per ogni interlocutore, in qualsiasi lingua supportata.

Turn prediction e barge-in.

La previsione avanzata dei turni rileva quando chi chiama sta per finire di parlare, riducendo le pause e rendendo le conversazioni più fluide. Grazie al supporto barge-in, chi chiama può interrompere l’AI in qualsiasi momento e questa cambierà argomento in modo naturale.

Smart Call Routing & Escalation.

Quando necessario, AI Virtual Receptionist trasferisce alla persona, reparto o numero corretti basandosi sull’intento o sulla richiesta di chi chiama, combinando così automazione e continuità di servizio.

Configurazione tramite prompt o script.

Puoi configurare il tuo AI receptionist con semplici prompt con linguaggio naturale, come sui più famosi LLM (grazie al supporto MCP) oppure tramite una configurazione più strutturata e predeterminata. Tutto dipende dai bisogni del tuo business.

AI Virtual Receptionist si integra con le piattaforme che usi ogni giorno.

Plug and play o completamente personalizzabile?

Sfrutta la soluzione out-of-the-box oppure fai il passo successivo e crea flussi conversazionali vocali o digitali avanzati e su misura con il visual flow builder.

Imagicle offre un customer service completo.

Ti aiuta a ottimizzare tutti i tuoi servizi, dal front desk al contact center.

AI Virtual Receptionist

Gestione dei picchi e copertura fuori orario
Ottimizzazione della prenotazione appuntamenti
Risposte automatiche alle FAQ

Contact Center Software

Automazione AI con AI Receptionist
Workspace smart per agenti omnicanale
Workspace supervisor con dati in tempo reale

Scopri tutte le app Imagicle.

Vuoi una consultazione sui nostri prodotti?

Domande frequenti su AI Virtual Receptionist.

Che cos’è un AI receptionist?

Un AI receptionist è un assistente virtuale che risponde, gestisce e trasferisce le chiamate in ingresso. Utilizzando la conversational AI fornisce risposte alle FAQ, gestisce prenotazioni, trasferisce le chiamate al reparto corretto e molto altro. Inoltre, a differenza degli IVR tradizionali, comprende il linguaggio naturale e risponde in tempo reale 24/7, senza pause né tempi di attesa, ciò che la rende un asset perfetto per on prem e cloud based contact center software.

In che modo un AI virtual receptionist migliora il customer care?

Garantisce risposte immediate e coerenti in qualsiasi momento dell’anno, azzera i tempi di attesa, riduce le chiamate perse e alleggerisce il carico di lavoro del team di reception. Inoltre, riconosce l’intento di chiama e trasferisce la chiamata verso il reparto corretto, anche in più lingue, migliorando l’esperienza del cliente e la gestione dei lead con un ritorno sull’investimento nell’IA concreto e veloce.

Può prenotare appuntamenti automaticamente?

Sì, la gestione automatica degli appuntamenti è una delle sue funzionalità principali: l’integrazione con Cal.com consente la sincronizzazione con Google Calendar, Office365 e altri sistemi. Gestisce anche modifiche e cancellazioni senza intervento umano e, se necessario, può trasferire la richiesta agli operatori.

Qual è la differenza tra un AI voice receptionist e un IVR tradizionale?

Un AI voice receptionist utilizza tecnologie di generative AI e comprende il linguaggio naturale, mentre gli IVR tradizionali si basano su percorsi predefiniti con i classici menu “premi 1, premi 2”. Con l’AI, il chiamante può semplicemente parlare come farebbe con una persona, senza dover seguire passaggi obbligati o menu complessi. Il risultato è un’esperienza più fluida, naturale e in linea con le aspettative di oggi.

Imagicle AI Receptionist può gestire conversazioni digitali?

Sì. Oltre alla gestione delle chiamate human-like, l’AI Receptionist può anche aiutarti a configurare un contact center omnicanale tramite supporto chat automatizzato e multilingue, con opzioni di escalation. Adatto a qualsiasi settore.

Può gestire più chiamate contemporaneamente?

Sì, può sostenere conversazioni simultanee senza rallentamenti o sovraccarichi, riducendo le attese e migliorando la lead capture, soprattutto nei momenti di picco.

Quanto è personalizzabile?

La soluzione include una funzionalità di prompting che consente di descrivere liberamente, in linguaggio naturale, come si desidera che l’IA si comporti: dall’accoglienza dei clienti alla ricerca dei contatti, dalla risposta alle FAQ alla raccolta dei dati dei chiamanti, fino alla pianificazione di appuntamenti e alla chiusura della chiamata con un riepilogo delle richieste.

Il motore di IA integrato interpreta lo script di prompting e offre ai clienti un servizio di assistente virtuale evoluto, operando entro precisi confini di intenti definiti nel testo scritto.

Può gestire più chiamate contemporaneamente?

Assolutamente sì. AI Receptionist instrada le chiamate in modo intelligente quando chi chiama lo chiede o quando l’intento della chiamata lo richiede, verso il tuo contact center o verso l’Attendant Console per Teams o per Webex.

Prenota una demo.

Ti mostriamo come funziona e rispondiamo a tutte le tue domande.

Fai una prova!

Prova le nostre soluzioni gratuitamente per 30 giorni.

Chiedi un preventivo.

Ti indichiamo l’opzione di acquisto ideale per la tua azienda.

ULTIME DA IMAGICLE

Insight per il futuro della tua azienda.

News, release, webinar e trend di mercato per le comunicazioni e la customer experience moderne.

ULTIME DA IMAGICLE

Insight per il futuro della tua azienda.

News, release, webinar e trend di mercato per le comunicazioni e la customer experience moderne.

COMPLIANCE RECORDING

Una checklist per verificare che non sei a un passo da una sanzione.

CONTACT CENTER

5 upgrade rapidi per migliorare l’esperienza degli agenti dentro la collaboration app

AI ANALYTICS

5 domande sulle tue comunicazioni a cui dovresti poter rispondere subito.

AI RECEPTIONIST

3 falsi miti da sfare sul confronto tra AI Voice Receptionist e IVR tradizionale.

newsletter

Iscriviti alla newsletter Imagicle

newsletter

Iscriviti alla newsletter Imagicle

AI Virtual Receptionist

AI Virtual Receptionist Automatizza il tuo customer service con l'IA.

Coperturacontinua

Dellechiamate gestite

Soddisfazioneclienti

Appuntamentifissati

Tempi d’attesa

0

Prenotazione appuntamenti

Trasferimento di chiamata

Disdetta appuntamenti

Stato degli ordini

Risposte alle FAQ

Blocco carte di credito

La tua AI Virtual Receptionist, in servizio 24/7.

AI Receptionist omnicanale. Human-like & no-code.

Trasferimento e notifiche.

Risposte rapide alle FAQ.

Prenotazione appuntamenti.

Parla la lingua dei tuoi clienti.

Dietro l’esperienza: un’interfaccia intuitiva.

Scriptata o autonoma? La scelta è tua.

Basta chiamate perse: fornisci copertura 24/7.

Scopri tutte le app Imagicle.

Che cos’è un AI receptionist?

In che modo un AI virtual receptionist migliora il customer care?

Può prenotare appuntamenti automaticamente?

Qual è la differenza tra un AI voice receptionist e un IVR tradizionale?

Imagicle AI Receptionist può gestire conversazioni digitali?

Può gestire più chiamate contemporaneamente?

Quanto è personalizzabile?

Può gestire più chiamate contemporaneamente?

Copertura
continua

Delle
chiamate gestite

Soddisfazione
clienti

Appuntamenti
fissati

Tempi
d’attesa