Stefania Solivardi Stefania Solivardi - 2 Luglio, 2024 - 4 ’ read

Receptionist virtuale: cos’è e perché utilizzarlo

Se sei qui, probabilmente sei immerso nella rivoluzione aziendale guidata dall'IA e ti sei imbattuto nel concetto di receptionist virtuale basato su AI. Ma cosa rappresenta realmente un receptionist virtuale e come funziona? Approfondiamo insieme i dettagli di questa tecnologia, i benefici che offre e in che modo può supportare i tuoi receptionist umani nelle attività quotidiane.

Cos’è un Receptionist Virtuale basato su IA?

In parole semplici, un receptionist virtuale è un vero e proprio centralino intelligente dotato di IA che svolge mansioni, appunto, da receptionist, automatizzandole e rendendole disponibili 24 ore su 24. Tra le sue funzioni, si possono annoverare:

  • Rispondere e trasferire chiamate dei clienti;
  • Raccogliere informazioni sugli account;
  • Gestire FAQ;
  • Prenotare appuntamenti;
  • E molto altro.

È importante notare che a volte il termine receptionist virtuale viene utilizzato per descrivere receptionist umani che lavorano da remoto, ma non è questo l’argomento di cui ci occuperemo in questo articolo. Oggi ci occupiamo di intelligenza artificiale e di come questa possa migliorare notevolmente l’esperienza di clienti e dipendenti.

Le aspettative dei consumatori in termini di servizio immediato e a qualsiasi ora del giorno sono sempre più alte. E con il crescente utilizzo del supporto self-service, non sorprende che i receptionist virtuali stiano guadagnando popolarità tra le imprese di ogni dimensione: una soluzione automatica, flessibile ed economica per gestire le attività front-office permette alle aziende di offrire un servizio veloce e uniforme lasciando ai dipendenti il tempo concentrarsi sulle proprie core competencies. Inoltre, giocano un ruolo chiave nell’aumentare la soddisfazione dei clienti e ottimizzare l’efficienza aziendale.

Senza perderci in dettagli tecnici – se vuoi davvero approfondire l’argomento, vuol dire che sei pronto a per una discovery call – immagino che la curiosità di sapere cosa si cela dietro il tuo prossimo collega IA sia tanta, quindi ecco una rapida sintesi.

Come Funziona un Receptionist Virtuale?

I receptionist virtuali utilizzano tecnologie avanzate come il riconoscimento vocale e la comprensione del linguaggio naturale (NLU), che permettono loro di interagire con gli utenti come farebbe un receptionist umano, capendo perfettamente informazioni come nomi, dettagli aziendali e motivi della chiamata. L’IA elabora questi dati per fornire risposte appropriate e/o inoltrare le chiamate all’interno dell’azienda al giusto contatto.

6 vantaggi di un Receptionist Virtuale per Clienti e Dipendenti

Ogni azienda è unica, ed è impossibile elencare ogni singolo vantaggio che i receptionist virtuali apportano a ogni settore. Tuttavia, le aziende di tutto il mondo possono trarre beneficio dall’adozione di un receptionist virtuale IA in vari modi:

Migliore gestione dei picchi di lavoro

Durante i momenti di alta affluenza di chiamate, il virtual receptionist può gestirne alcune o tutte, così che i receptionist umani possano occuparsi di chiamate speciali, richieste complesse o altre attività attenzionali. Inoltre, i receptionist virtuali possono rimanere in servizio anche durante le pause caffè o pranzo, assicurando ai centralinisti il riposo che meritano.

Nessuna preoccupazione per le ferie

Come anticipato nel paragrafo precedente, i receptionist virtuali garantiscono copertura anche quando i receptionist umani sono in ferie, in malattia o comunque assenti. Ciò significa che i clienti non subiranno ritardi o attese dovute alla mancanza di personale.

Nessun tempo d’attesa

Un receptionist virtuale risponde immediatamente alle chiamate in arrivo, anche in contemporanea, fornendo informazioni o mettendo in contatto il chiamante con la persona di cui ha bisogno. Considerando le alte aspettative dei clienti di oggi, questo può fare la differenza tra un’esperienza eccellente e una pessima.

Disponibilità 24/7

I receptionist virtuali non hanno orari d’ufficio. Sebbene non possano inoltrare le chiamate ad agenti umani al di fuori degli orari di lavoro, possono comunque occuparsi di rispondere alle domande più frequenti o informare i clienti sugli orari di apertura e chiusura, il che è sempre meglio che lasciare i clienti in sospeso fino al giorno successivo.

Conversazioni human-like

So a cosa stai pensando: “Questo receptionist virtuale suonerà sicuramente con un robot. Come può essere utile per migliorare i miei servizi?”
Come per qualsiasi altra cosa, la resa di un prodotto dipende dalla sua qualità. Un’IA di alta qualità garantisce un approccio umano e un’esperienza cliente eccellente. Sebbene esistano IA di scarsa qualità, la tecnologia giusta risulterà naturale e professionale.

Voce del brand unificata in più lingue

I receptionist virtuali si adattano con coerenza e uniformità a diverse lingue e culture, offrendo un’esperienza di servizio clienti uniforme per tutti. Oltre ad essere poliglotta e superare le differenze linguistiche, conserva integralmente la brand identity e l’approccio che viene impostato.

Come anticipato, questa non è che una panoramica parziale dei vantaggi dell’inserimento di un centralinista virtuale nella tua azienda, anche perché ogni receptionist virtuale è unico e può essere personalizzato e modellato in base alle specifiche esigenze. Assicurandoti una reception virtuale no-code, flessibile e facile da usare, potrai ridurre lo stress dei centralinisti umani e garantire un servizio veloce, moderno e preciso ai tuoi clienti. 

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